Vokasi.net – Pelatihan vokasi saat ini terus berkembang, dan pemerintah bersama KADIN Indonesia terus menerus melakukan perbaikan agar kualitas pendidikan dan pelatihan vokasi dapat terus meningkat setara dengan negara-negara maju lainnya. Banyak yang perlu diperbaiki terutama pelatihan di perusahaan yang menyelenggarakan pemagangan, diantaranya Sistem Penilaian Peserta Pelatihan Vokasi.

Penilaian dilakukan bukan untuk menghukum bagi yang belum mampu, tetapi menjadi bagian dari sarana pengembangan. Dengan adanya penilaian kita bisa melihat kelemahan serta kekurangan yang perlu diperbaiki dari sisi peserta, pelatih, metode, sarana dan lainnya. Sesuai peryaratan, apapun pelatihannya wajib dilakukan penilaian.

Paling tidak ada 2 pelaksanaan penilaian:

1. Dilakukan selama pelatihan, bertujuan untuk;

• Melihat kemajuan yang didapat anak didik pada waktu tertentu
• Evaluasi efektivitas pelaksanaan pelatihan
• Melihat pemenuhan kompetensi yang dipersyaratkan bagi anak didik
• Peningkatan kualitas pelatihan dan mendapatkan peluang perbaikan

2. Dilakukan pada akhir pelatihan, bertujuan untuk;

• Penilaian akhir (gambaran akhir hasil pelatihan)
• Rekomendasi di proses selanjutnya (membuat sertifikat, dll)

Peran Pelatih Tempat Kerja dalam Penilaian

Pelatih tempat kerja (in-Company Trainer) juga berperan sebagai penilai yang sah di perusahaan, ada beberapa alasan mengapa penilaian harus dilakukan oleh masing-masing pelatih:

1. Pelatih tempat kerja lebih tahu harapanya

Dibanding dengan yang lain, pelatih tempat kerja adalah orang yang paling tahu harapan dari pelatihan tersebut. Penilaian adalah melihat kenyataan yang telah terjadi di tempat pelatihan, dilakukan secara obyektif dan terbuka (tidak disembunyikan), agar yang dinilai juga mengetahui dan memahami apa yang dicapai sekarang serta memotivasi untuk memperbaiki diri masing masing.

Bagaimana bila penilaian dilakukan oleh guru sekolah masing-masing? Ini boleh saja bila yang dinilai adalah hal-hal yang bisa dikontrol langsung oleh guru sekolah. Apabila hal yang dikontrol tersebut menjadi wewenang pelatih tempat kerja, sebaiknya pelatihlah yang menilai. Bila hal yang dinilai tersebut dikontrol bersama maka sebaiknya ada koordinasi antara pelatih tempat kerja dan guru.

2. Pelatih tempat kerja lebih tahu hasil nyata pelatihan

Diwaktu pelatihan, pelatih tempat kerja adalah orang yang paling dekat dengan para anak didik, dibanding dengan gurunya bahkan dengan orang tuanya sekalipun. Pelatih tempat kerja juga yang paling tahu secara detail apa yang terjadi pada waktu pelatihan tersebut.

3. Tanggung jawab pelatih

Pelatih tempat kerja harus bertanggung jawab terhadap hasil pelatihannya (nilai yang menggambarkan kompetensi yang didapat anak didiknya). Hal ini karena nilai tersebut akan digunakan sebagai referensi pihak terkait guna memutuskan sesuatu terkait dengan kompetensi anak didik yang bersangkutan.

Kompetensi yang dinilai dalam pelatihan vokasi

Sesuai standar yang digunakan dalam SKKNI, ada 3 Kompetensi yang harus dimiliki dalam sebuah profesi yaitu Knowledge (Pengetahuan), Skill (Keterampilan), dan Attitude (Sikap). Pekerja akan dinyatakan kompeten bila ketiga kompetensi tersebut mendapat nilai yang memadai, atau sesuai dengan standar yang ditetapkan.

Kenyataannya masih sulit untuk memenuhi ketiga kompetensi tersebut, sehingga banyak perusahaan yang memilih sikap kerja (attitude) sebagai kriteria dasar dalamproses rekrutmen. Hal ini beranjak dari pemikiran bahwa SIKAP adalah dasar yang harus dimiliki sebelum belajar yang lain, dan mengajarkan sikap lebih sulit dibanding mengajarkan pengetahuan dan keterampilan. Ini bisa dipahami, karena untuk mengajarkan sikap perlu waktu lama serta proses yang panjang. Untuk kali ini mari kita fokus bagaimana menilai sikap peserta pelatihan selama belajar vokasi di perusahaan, sebetulnya cara penilaian ini tidak untuk para pemagang saja, tetapi bisa juga digunakan untuk karyawan yang ada di dalam perusahaan.

TAHAP PERSIAPAN PENILAIAN

1. Menentukan Indikator Sikap

Yang perlu dipahami di sini adalah bahwa penilaian di perusahaan adalah hak prerogatif perusahaan, karena perusahaan yang lebih memahami kebutuhanya. Membahas masalah sikap sangat luas, ada yang menerjemahkan sebagai disiplin, kepatuhan, hubungan sosial, kompetensi individu dan lain lain. Untuk menyederhanakan kita bisa mengambil beberapa indikator yang dapat mewakili banyak kasus terkait penilaian sikap. Bila indikator ini kita jadikan standar dan kita ajarkan serta kita nilai, maka dapat dipastikan sikap peserta didik akan menjadi lebih baik.

Beberapa indikator sikap diantaranya adalah:

• Kehadiran

Tingkat kehadiran adalah indikator sikap yang mudah di kontrol, tetapi definisi dari kehadiran ini perlu disamakan. Kehadiran yang dimaksud di sini  adalah kehadiran ditempat kerja, bukan kehadiran di perusahaan yang menggunakan kartu absensi, scan sidik jari, mata dan lain-lain. Hal tersebut tidak menggambarkan kenyataan sikap yang sesungguhnya. Sebagai contoh perusahaan masuk jam 7.30, di kartu absen si A masuk jam 7.20 (artinya belum terlambat), tetapi datang di tempat kerja jam 7.40! Dalam penilaian si A seharusnya tetap dianggap terlambat. Menilai kehadiran seseorang adalah menilai kehadirannya di tempat kerja, bukan jam kedatangan di perusahaan.

• Kepatuhan melaksanakan SOP

Setiap pekerjaan pasti ada prosedur kerja atau SOP-nya (check-listnya nya bisa urutan kerja, metode kerja, penggunaan alat, dsb.). Hal-hal tersebut biasanya sudah diajarkan diawal. Untuk menilai kepatuhan bisa dilakukan secara sampling. Misalnya 2 kali sehari, perhari, perminggu atau bisa dilakukan secara random terhadap SOP yang digunakan peserta latih tersebut

• Kepatuhan melaksanakan aturan

Berbeda dengan SOP, aturan ini sifatnya umum dan bisa tertulis atau tidak tertulis, tetapi sudah menjadi budaya perusahaan, sebagai contoh:

1. Pelaksanaan 5R (Ringkas, Rapi, Resik, Rawat dan Rajin), seorang anak didik harus melaksanakan apa yang sudah diajarkan, diantaranya membersihkan tempat kerja, merapikan peralatan, fasilitas yang digunakan, dan lain lain.
2. Penggunaan APD (Alat Pelindung Diri) aturanya wajib bagi yang diwajibkan, dan tidak ada toleransi.
3. Hubungan sosial antara rekan, teman dan atasan menjadi bagian yang tidak bisa diabaikan, dan menjadi bagian penting dalam bekerja. Karena mereka tidak bisa kerja sendiri, dan banyak contoh seseorang sukses karena hubungan sosial yang baik.

Indikator lain bisa dikembangkan sesuai kebutuhan dengan mempertimbangkan tingkat kesulitan mendapatkan data tersebut.

2. Menentukan Standar

Untuk menilai seseorang diperlukan standar atau harapan yang diinginkan karena hanya dengan standar yang jelas kita bisa menilai sesuatu menyimpang atau tidak. Pada beberapa hal standar memberi toleransi, namun tidak untuk kasus penilaian sikap agar tidak terjadi bias aturan. Contohnya adalah sebagai berikut:

• Standar kehadiran

Misalkan saja perusahaan memiliki standar jam kerja sbb:

• Masuk kerja jam 7.30 dan datang lebih dari jam 7.30 dinyatakan terlambat.
• Istirahat jam 12.00 dan istirahat sebelum jam 12.00 dinyatakan lebih cepat.
• Masuk dari  istirahat jam 13.00 dan masuk lebih dari jam 13.00 dinyatakan terlambat.
• Pulang jam 16.30 dan pulang sebelum jam 16.30 dinyatakan pulang terlalu cepat.         

Standar kehadiran ini tidak ada toleransi walau hanya kurang dari 1 menit tetap dianggap menyimpang. Standar harus disosialisasikan agar anak didik memahami serta memotivasi untuk mengikuti peraturan.

• Standar kepatuhan melaksanakan SOP

Prosedur kerja pasti ada di tiap pekerjaan dan biasanya sudah diajarkan oleh pelatih tempat kerja. Apapun bentuk standar kerja, perlu diverifikasi kepatuhanya. Tujuannya adalah untuk bimbingan bila ada penyimpangan serta membangun disiplin yang tinggi terhadap aturan yang sudah disepakati.

Yang perlu dinilai untuk standar kerja bila memungkinkan adalah;

1. Menilai urutan kerja terutama untuk pekerjaan yang berulang. Karena dengan urutan kerja yang salah, hasil yang didapat bisa saja berbeda dan berpotensi ada pekerjaan yang terlewatkan (lupa).
2. Menilai cara mengerjakan. Proses yang benar atau cara kerja yang benar akan menghasilkan produk yang sesuai dengan harapan. Untuk itu metode bekerja perlu diverifikasi pelaksanaan dan pemahamanya.
3. Mengerjakan semua instruksi di SOP atau job description. Banyak pekerjaan yang sifatnya mandatori (wajib) tetapi kadang tidak dilakukan karena tidak terkait langsung dengan inti pekerjaanya. Sebagai contoh: memeriksa, mengukur, melihat, menaruh, menyetel, dll. Bila diabaikan produk tetap akan jadi, tetapi kualitas, produktivitas dan biaya mungkin akan bermasalah.

• Standar kepatuhan melaksanakan aturan

1. Pelaksanaan 5R. Standarnya adalah semua yang menjadi tanggung jawabnya berada dalam kondisi bersih, rapih dan teratur. Karena penilaian bersifat kualitatif, sebaiknya dibuat kriteria bersih, rapi dan teratur itu seperti apa agar semua memilki pemahaman yang sama. Hal-hal yang dinilai diantranya:

• • Tempat kerja
  • Mesin dan peralatan yang digunakan.

2. Penggunaan APD (Alat Pelindung Diri). Standarnya wajib dan tidak ada toleransi bagi yang diwajibkan. Ada 2 hal yang perlu dinilai yaitu:

• • Menggunakan atau tidak
  • Cara menggunakan atau pemakaian benar atau tidak.

3. Kompetensi individu & hubungan sosial. Standar yang digunakan harus dapat mendeskripsikan kriteria yang baik itu seperti apa. Jika tidak sesuai dianggap menyimpang. Hal-hal yang perlu dinilai diantaranya:

• • Hubungan dengan atasan
  • Hubungan dengan teman kerja
  • Team building

   Membuat Form penilaian

Form pada prinsipnya dapat menggunakan kertas A4 atau A3. Form memuat data anak didik, standar dan penyimpangan yang terjadi. Data bisa diambil harian, mingguan atau bulanan disesuaikan dengan kebutuhan dan ketersediaan data. Jika ada hal-hal penting yang perlu dicatat dan merupakan sesuatu yang bersifat rahasia, maka catatan dapat di tambahkan di logbook dan tidak harus di form penilaian. Hal ini karena form penilaian sebaiknya ditaruh di board control dan dapat dilihat siapa saja. Berikut contoh form yang bisa dikembangkan sesuai kebutuhan.

Contoh contoh Form Penilaian:

4. Penilaian

Penilaian dilakukan sesuai rencana. Bila di kolom waktu ada tanggal, artinya penilaian dilakukan setiap hari dan bila kolom waktu mingguan artinya dilakukan setiap minggu.

Penilaian akhir adalah hasil penilaian kondisi akhir anak didik yang bisa dijadikan referensi. Contoh bila pelatihan dilakukan selama 6 bulan, penilaian akhir sikap atau attitude bisa menggunakan data 2 bulan terakhir, yang dapat menggambarkan apakah peserta sudah stabil dibanding bulan sebelumnya.

Seperti dijelaskan di atas, penilaian harus trasparan artinya tidak disembunyikan. Siapa saja bisa melihat dengan mudah dan dievaluasi secara berkala bersama dengan anak didik yang dinilai. Tujuanya agar mereka bisa belajar dan memperbaiki diri.

Tanpa ada penilaian di pelatihan vokasi, sama artinya membiarkan kompetensi anak didik berada dalam ketidakpastian. Cara terbaik yang perlu dilakukan para pelatih di tempat kerja adalah melakukan penilaian sesuai kebutuhan agar pelatihan berjalan dengan efisien dan efektif sehingga anak didik mempunyai kompetensi sesuai dengan yang diharapkan.

Soen HS

Pelatih Vokasi KADIN Indonesia