Penulis: Soenarso HS, Pelatih Vokasi Kadin Indonesia

Pendidikan dan Pelatihan Vokasi, atau dikenal dalam bentuk PKL, Prakerin maupun Pemagangan, menjadi bagian penting pengembangan SDM di perusahaan untuk sekarang maupun masa depan. Oleh sebab itu pemerintah bersama KADIN Indonesia terus menerus mendorong perusahaan melalui para pelaku Pendidikan dan Pelatihan Vokasi, untuk terus melakukan perbaikan agar pelatihan vokasi berjalan dengan baik dan benar, sehingga tujuan dalam menerapkan Pendidikan dan Pelatihan Vokasi yang berkualitas bisa dicapai.

Merencanakan pelatihan di tempat kerja yang baik dan benar, menjadi salah satu topik yang selalu dibahas dalam Pelatihan Pelatih Tempat Kerja baik itu AdAIB, ICT dan PPTK dan biasanya di pelatihan disebut RPP (Rencana Pelaksanaan Pembelajaran). Pada tulisan ini saya akan membahas perencanaan pelatihan di tempat kerja dari sisi penempatan peserta pelatihan.

Ada beberapa kasus perusahaan melarang pekerjaan tertentu digunakan untuk pelatihan. Alasannya jelas, perusahaan tidak mau ada resiko kerugian yang lebih besar, karena kesalahan bisa saja terjadi bila dikerjakan oleh pekerja yang belum kompeten apalagi untuk belajar.

Untuk itu penempatan peserta pelatihan perlu mendapat perhatian yang serius dan dikaji lebih dalam. Dimana peserta mulai mendapat pelatihan? Sampai kapan? Dan proses selanjutnya harus dimana? Penempatan siswa atau peserta pelatihan untuk belajar tidak semua bisa menggunakan urutan proses, karena banyak pertimbangan untuk menentukannya.

Guna membahas hal tersebut kita dapat menggunakan Teori Pokok-pokok Didaktis atau Pokok- pokok Pembelajaran. Bila kita memahami teori tersebut, kita dapat membuat perencanaan penempatan pelatihan lebih baik lagi, sehingga dapat meningkatkan efisiensi dan kualitas pelatihan yang dilaksanakan di perusahaan.

Teori Pokok-Pokok Didaktis

Belajar mengenai Pokok-pokok Didaktis atau teori belajar menerapkan prinsip-prinsip berikut: ‘‘Dimulai dari yang mudah dulu, kemudian bertahap ke yang sulit, dimulai dari yang sederhana dulu, kemudian bertahap ke yang rumit‘‘ dan seterusnya. Tujuanya agar pelatihan berjalan dengan efektif dan efisien, serta mengurangi atau bahkan kalau memungkinkan menghilangkan resiko yang terjadi waktu pelatihan.

Idenya sepertinya sangat mudah, hanya mengajarkan dari yang mudah dulu, kemudian meningkat ke yang sedang dan terakhir ke yang sulit. Namun dalam pelaksanaanya tidak semudah kalimat tersebut. Banyak faktor penilaian dalam melakukan pekerjaan yang perlu kita pertimbangkan. Bila salah menafsirkan kata yang sulit didalam bekerja, pengaruhnya akan dirasakan perusahaan setelah timbul masalah. Perlu tahapan agar kita bisa menjalankan pokok- pokok didaktis di pelatihan vokasi. Penjelasan dan contoh berikut dapat memberi inspirasi bagaimana menerjemahkan pokok-pokok didaktis dalam pelatihan vokasi di tempat kerja bagi para pelatih.

1. Membuat Flow Process Pekerjaan

Pelatihan vokasi selalu terkait dengan pekerjaan atau proses untuk membuat produk maupun jasa. Banyaknya proses yang diperlukan sangat tergantung dengan produk dan jasa yang akan dibuat. Proses tersebut bisa terkait antara satu dengan proses lainnya, atau bisa juga ketemu di proses lainnya. Proses keseluruhan untuk membuat produk atau penyedia jasa kita sebut saja flow process.

Flow process bisa disusun dari job description atau apapun namanya yang intinya adalah data pekerjaan para pekerja yang sudah ada. Data tersebut dapat digunakan untuk identifikasi, tetapi bila belum ada, pelatih harus bisa menerjemahkan semua pekerjaan yang ada menjadi flow process yang menggambarkan pekerjaan apa saja yang diperlukan untuk membuat produk atau jasa tersebut. Gambaran pekerjaan disusun sesuai urutan prosesnya. Sebagai contoh: untuk membuat Produk X, diperlukan Proses A, B, C, D, E, F dan seterusnya. Proses tersebut yang nantinya akan diajarkan kepada peserta pelatihan, dengan harapan dapat membuat produk X. Mungkin kemampuanya bisa saja 100% atau kurang, dapat disesuaikan dengan target di masing masing perusahaan.

Dengan flow process yang jelas kita bisa membuat Rencana Penempatan. Selain sesuai urutan prosesnya juga menggunakan pokok-pokok didaktis untuk mempertimbangkan berbagai aspek bila ada potensi masalah yang timbul.

 Identifikasi Proses Penting

Identifikasi proses penting adalah memetakan potensi terjadinya masalah, dengan melihat dampak, pengaruh atau akibat dari masalah tersebut. Seakin tinggi resiko yang dihadapi, maka semakin tinggi pula kepentingan proses tersebut agar tidak timbul masalah. Agar dapat meng identifikasi proses penting dengan baik, perlu memperjelas pekerjaan menjadi lebih detail atau rinci. Dengan pekerjaan yang lebih rinci maka potensi masalah yang bisa timbul dapat lebih terlihat semua dan dapat menghindari kesalahan identifikasi.

Dari contoh di atas, proses A bisa saja terdiri dari sub proses A1, A2, A3, A4 dan seterusnya. Identifikasi proses atau pekerjaan penting adalah untuk mengetahui potensi adanya pekerjaan sulit dan rumit di sub proses A1, A2, dst. Bila ada proses yang sulit dan rumit kita juga harus bisa menjelaskan seberapa besar pengaruh kesulitan dan kerumitan tersebut terhadap faktor faktor kualitas mikro, sehingga kita bisa membuat gradasi kesulitan dan kerumitan dengan melihat akibat yang ditimbulkannya.

Sebagai contoh sederhana di sebuah rumah makan menjual produk KOPI TUBRUK PANAS. Proses atau pekerjaan bisa diidentifikasi adalah: A.Membuat kopi dan B.Menghidangkan kopi. Mungkin ada pekerjaan lain yang tidak saya sebutkan. Untuk proses A.Membuat kopi, ada sub aktivitas A1.Ambil gelas, A2.Ambil kopi, A3.Ambil gula, A4.Tuang air panas, A5.Aduk kopi. Kita harus mengidentifikasi A1 s/d A5 apakah ada resiko yang mempengaruhi kualitas mikro (Quality, Cost, Delivery, Productivity, SHE, dll). Dari contoh ini kita bisa menyimpulkan A2.Ambil kopi, A3.Ambil Gula, A4.Tuang air panas, bisa saja terjadi salah ambil, salah ukuran dll, dan A5.Aduk kopi bisa saja terjadi gula belum larut. Dari proses-proses tersebut kita bisa menganggap A2, A3, A4 dan A5 adalah proses penting. Karena bila ada kesalahan di proses ini maka akan mempengaruhi kualitas mikro. Sebaiknya proses penting ini diberi tanda agar dapat dilihat secara visual dan untuk komunikasi dengan pihak lain, serta menilai dari segi kepentinganya.

3. Menilai Proses Penting di Perusahaan

Seorang pelatih wajib mendeskripsikan kata mudah, sulit, sederhana dan rumit didalam pekerjaan yang akan diajarkan kepada para peserta pelatihan. Di Industri kita kenal beberapa faktor yang menjadi indikator keberhasilan, diantaranya faktor kualitas mikro seperti QCDPS dan faktor lainnya yang dipersyaratkan perusahaan. Faktor ini dapat kita gunakan untuk mendeskripsikan kata yang masih terlalu umum dan bisa multi tafsir.

Cara yang paling mudah dalam menilai proses penting adalah melihat dampak atau pengaruh bila terjadi human error atau kesalahan. Bisa saja kita melihat tingkat kesulitanya, tetapi kita akan kehilangan makna. Sulit, tapi tidak ada pengaruh terhadap faktor-faktor yang jadi KPI perusahaan.

Sebagai contoh, berikut ini matrik deskripsi pekerjaan katagori mudah, sulit, sederhana dan rumit, dengan menilai atau melihat tingkat pengaruh resiko bila terjadi kesalahan atau masalah. Setiap detail pekerjaan dapat dianalisis menggunakan metrik ini.

Faktor yang akan dinilai, kriteria tingkat resiko serta deskripsi Ringan, Sedang dan Tinggi dapat dikembangkan sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Masing-masing perusahaan punya cara sendiri bagaimana mendeskripsikan agar mudah dilaksanakan di lapangan.

 Menerjemahkan Kesulitan dan Kerumitan

Proses selanjutnya adalah menilai pengaruh atau resiko bila terjadi kesalahan. Opsi ini tujuanya untuk memperjelas kata yang mudah, sulit, sederhana, rumit dan lainnya. Dengan matrik di atas kita bisa membuat pendekatan keputusan mengenai kapan peserta diperbolehkan belajar di PEKERJAAN tersebut.

Sebagai contoh kita bisa membuat standar bila satu pekerjaan ada di tingkat pengaruh:

• 7 faktor di ringan semua àMaka bisa kita katagorikan pekerjaan Resiko 1 atau Sangat Rendah. artinya pekerjaan ini bisa diajarkan untuk peserta latihan yang baru atau pemula.
• 1 s/d 3 faktor di Ringan dan 4 Faktor di Sedang àBisa dikatagorikan pekerjaan Resiko 2 atau Artinya pekerjaan ini bisa diajarkan untuk peserta yang sudah bisa melewati pekerjaan resiko 1, atau menggunakan ukuran waktu misalnya: sudah 1 bulan belajar.
• 4 s/d 7 di faktor Sedang dan sisanya Ringan àBisa dikatagorikan pekerjaan Resiko 3 atau Sedang. Artinya pekerjaan ini bisa diajarkan untuk peserta latihan yang sudah bisa melewati pekerjaan resiko 2, atau menggunakan ukuran waktu misalnya: 2 bulan belajar.
• 1 s/d 3 faktor di Tinggi àBisa dikatagorikan pekerjaan Resiko 4 atau Cukup Tinggi. Artinya pekerjaan ini bisa diajarkan ke peserta yang sudah melewati pekerjaan resiko 3, atau bisa menggunakan ukuran waktu misalnya: sudah 3 bulan belajar.
• 4 s/d 7 Faktor di Tinggi àBisa dikatagorikan pekerjaan Resiko 5 atau Sangat Tinggi. Kita bisa artikan pekerjaan ini bisa diajarkan untuk peserta latihan yang sudah bisa melewati pekerjaan Resiko 4, atau bisa menggunakan ukuran waktu misalnya: sudah 4 bulan belajar.

Untuk perusahaan yang sudah mampu mungkin ada cara yang lebih baik lagi, tetapi untuk perusahaan yang belum ada atau sudah ada tetapi kurang memuaskan, contoh-contoh di atas dapat dipakai dan dikembangkan serta digunakan, tetapi tetap ada pengawasan yang memadai. Inti dari pokok-pokok dikdatis ini adalah di penggunaanya. Sebagus apapun kalau tidak konsisten digunakan menjadi tidak bermanfaat.

Semoga Pelatihan Vokasi di perusahaan dapat terus ditingkatkan menjadi lebih baik, selamat berjuang memperbaiki sistim Pelatihan Vokasi di negeri sendiri.